Kerkfabriek  Emmaüs

St Jan Berchmansstraat 18

2800 Mechelen

Gebruiksovereenkomst Kerk St - jozef Coloma

Tussen de kerkfabriek Emmaüs, vertegenwoordigd door René Van Roosbroeck, voorzitter, en Maryse De Smedt, secretaris,

en de organisatoren van………………………………………………………….… vertegenwoordigd door ……………………….………………………………………………………………………………………………………………………….….

en met zetel te  …………………………………………………………………………………….

wordt het volgende overeengekomen:

1. De kerkfabriek gaat ermee akkoord dat de kerk St Jozef Coloma, Tervuursesteenweg 20, 2800 Mechelen, op ………………………………………..…   gebruikt wordt voor volgende activiteit:  ………………………………………………………………………………………………………………………………………..…

Die dag, of nader af te spreken,  mag de kerk ook gebruikt worden voor het opzetten, algemene repetitie en dgl.   De uren hiervan worden minstens een week op voorhand doorgegeven aan de vertegenwoordiger van de Kerkfabriek.                                                                            

2. De organisator verklaart zich akkoord met de voorwaarden voor dit gebruik, zoals hieronder beschreven.

3. De vergoeding voor het gebruik bedraagt € 150 (profane ruimte*) / 250 (volledige kerk**) per dag activiteit. Dagen opzetten van, repetities, afbouw van, worden verrekend aan 25% van de dagprijs. De waarborg, vooraf te betalen bij de ondertekening, bedraagt € 500* / 1000** per activiteit. De waarborg moet 14 dagen voor de geplande activiteit betaald worden.

4. Energiekosten voor elektriciteit, gas, water worden vergoed volgens de opgenomen meterstanden en tegen de door de nutsbedrijven aangerekende tarieven.

5. Extra-kosten (zoals schade en opkuis) zullen na afloop, indien nodig, in rekening worden gebracht en zijn onmiddellijk te betalen.

6. Betalingen gebeuren volgens de modaliteiten op BE68 0910 2110 7734 van kerkfabriek Emmaüs, 2800 Mechelen.

7. Voor alle modaliteiten, praktische afspraken, betalingen, en dgl. is Herman Stevens, penningmeester Kerkfabriek Emmaüs, Cederstraat 17, 2800 Mechelen aangesteld door de Kerkraad. Alle contacten, per brief en/of elektronisch lopen via hem.

Algemene voorwaarden voor het gebruik

De activiteiten waarvoor het gebruiksrecht van de kerk wordt verleend, mogen niet in tegenstrijd zijn met het katholiek religieuze karakter van het gebouw en moeten bijdragen tot, in de ruime betekenis, een socio-culturele inbreng aan het gemeenschapsleven. Bij het niet eerbiedigen van deze bepaling kan de overeenkomst zonder verhaal van kosten vernietigd worden.

De liturgische activiteiten hebben steeds voorrang op de activiteiten wat betreft voorbereiding en repetities. Indien nodig en mogelijk wordt een oplossing gezocht die voor beide partijen aanvaardbaar is.

Indien er attributen worden opgesteld in het gehuurde gedeelte moet dit zodanig gebeuren dat de doorgang naar het sacrale gedeelte (vooraan in het kerkgebouw) steeds gevrijwaard is. Indien er ook gebruik wordt gemaakt van het sacrale gedeelte, omwille van de activiteit en steeds mits goedkeuring vanwege de Kerkraad, moet deze ruimte op zondagmorgen terug geschikt/opgesteld zijn als voor de activiteit. De doorgang naar de sacristie moet steeds vrij blijven.

Klank- en beeldopnamen kunnen alleen mits voorafgaandelijke en schriftelijke toelating van de kerkfabriek.

De organisator laat de kerk achter in de staat waarin deze zich, voor het optreden, bevond. Hij is verantwoordelijk voor het tijdig afsluiten van de kerk.

Er zal steeds een verantwoordelijke aanwezig zijn uit hoofde van de huurder/organisator tijdens de voorbereidingen, repetities, de activiteit, de afbouw. Deze persoon zal ook toezien dat het kerkgebouw al dan niet is afgesloten en/of de ruimte wordt betreden door onbevoegden.

Indien een podium opgericht moet worden en stoelen moeten verplaatst worden, gebeurt dit onder toezicht van de organisator.  De oorspronkelijke situatie dient hersteld te zin voordat de kerk verlaten wordt en mag geen hindernis vormen voor geplande liturgische activiteiten. Deze afspraak geldt ook indien de organisator geluidsversterking, extra licht, e.a. opzet.

Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, etc. af te plakken, te benagelen, te tapen, te duim spijkeren, en dgl. In geval van gebeuren komt de waarborg te vervallen.

Voorafgaande repetities moeten op voorhand afgesproken worden. De inrichter is steeds hierbij aanwezig.

De inrichter is volledig verantwoordelijk voor de door hem georganiseerde activiteit en hij dient de ter zake geldende wetten en reglementen (als vergunningen, verzekeringen, Sabam, geluidsnormen, en dgl.) te onderschrijven en na te leven.

Roken is uiteraard ten strengste verboden. Ontvlambare stoffen mogen niet in het gebouw binnengebracht worden.

De organisator of inrichter ontslaat de kerkfabriek van elke verantwoordelijkheid voor ongevallen, brand en diefstal, die tijdens de repetities, opvoeringen en andere activiteiten zouden plaatsvinden en veroorzaakt worden door de inrichter, zijn medewerkers, de uitvoerders, de toeschouwers. Ze zullen een kopie van de verzekeringspolis ter dekking van al hun verantwoordelijken bezorgen aan de kerkfabriek, voor de aanvang van de aangevraagde activiteit.

De inrichter doet afstand van verhaal tegen de kerkfabriek voor alle schade die hij zou kunnen lijden, veroorzaakt door derden naar aanleiding van de manifestatie waarvoor gebruiksrecht wordt verleend.

Elke afstand van gebruik of onder- of wedergebruik is verboden.

Indien ten gevolge van onvoorziene overmacht situaties (zoals brand, ontploffing, dringende werken…) het kerkgebouw niet ter beschikking kan gesteld worden heeft de inrichter geen enkel recht op vergoeding wat betreft zijn onmiddellijke schade of winstderving

De kerkfabriek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke gehele of gedeeltelijke onderbreking van nutsvoorzieningen, waardoor de manifestatie gehinderd zou worden.

De huurder/organisator mag geen “pure” commerciële daden stellen als (bij wijze van voorbeeld) verkoop van voorwerpen, dranken en/of eetwaren.

Indien er mogelijkerwijze dranken, hapjes of dgl. worden aangeboden zal de huurder/organisator zelf voor de uitrusting dienaangaande zorgen.

Met het oog op de naleving van deze voorschriften mag de kerkfabriek te allen tijde de kerk komen inspecteren.

In geval dat de toegang tot de activiteit betalend is, zullen aan de Kerkraad XX tickets ter beschikking worden gesteld.

Leden van de Kerkraad hebben steeds toegang tot de gebouwen en dit (indicatief en niet limitatief) zowel tijdens de activiteit, opbouw, repetities, afbouw.

Er is wederzijds afstand van verhaal voor aangebrachte schade gedurende de opbouw, de repetities, de activiteit en de afbouw. De kerkfabriek doet afstand van verhaal ten gunste van de inrichter wat betreft het gebouw en de inboedel van de kerk. De inrichter doet dit ten gunste van de kerkfabriek wat betreft de schade aangebracht aan of diefstal van de goederen die door de inrichter voor de organisatie van het evenement in de kerk zijn binnengebracht (instrumenten, podium, bijkomende stoelen, promotiemateriaal, verlichting, technische uitrusting enz.)

 De Inrichter heeft een polis burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten bij ………………………………………..   met  polisnummer ……………………..…….

De voorgaande regels zullen door de betrokken partijen worden nagekomen in een geest van “goede nabuurschap en verstandhouding”. Enkele basisregels, als hierna gegeven (vrijblijvend, niet limitatief) , zijn door de huurder/organisator steeds te respecteren:

Maximum toegelaten zitplaatsen en/of aanwezigen.

Veiligheidselementen als brandblussers, nooduitgangen, e.a. moeten steeds vrij en beschikbaar zijn voor gebruik.

Sleutels zijn terug te brengen als afgesproken. Indien niet zal onmiddellijk klacht neergelegd worden bij de politie van en te Mechelen.

Opgemaakt in 2 exemplaren te Mechelen op ……………………….                                                

Namens de kerkfabriek,                                                                       Namens de inrichter,                                                                                 

René Van Roosbroeck, voorzitter

Maryse De Smedt, secretaris

Herman Stevens, penningmeester         

06.2017